Recibir la factura electrónica (también llamada e-factura) en lugar de hacerlo en papel es una opción que eligen cada vez más usuarios, empresas e instituciones pero ¿cuál es el motivo? ¿Es una moda o realmente beneficia a los usuarios y a las organizaciones?

En primer lugar, hay que tener claro qué es una factura electrónica para desterrar algunos ‘mitos’ que hacen a algunos usuarios desconfiar de esta forma de facturación.

Según la legislación española, una factura electrónica es aquella que “se expide y recibe en formato electrónico”, como por ejemplo Internet. Tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, es decir, cumple la función de ser un justificante de la entrega de bienes o de la prestación de servicios.

Así pues, las facturas electrónicas, al igual de lo que sucede con las facturas en papel, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, y, por lo tanto, deben tener los mismos conceptos y detalles.

Requisitos imprescindibles para la factura electrónica

Para que la factura electrónica sea válida, debe cumplir los mismos requisitos imprescindibles que el resto de facturas: es necesario que sea ‘legible’, debe garantizar la autenticidad de su origen y tiene que asegurar que, una vez emitida, no ha sido modificada.

Sin embargo, algunos usuarios se muestran recelosos porque piensan que las facturas emitidas a través de medios electrónicos no ofrecen la misma seguridad que las de papel y se preguntan si no es posible que algún ciberdelincuente malintencionado pueda modificarlas.

Lo cierto es que, en general, estos miedos son infundados. Según recoge el Ministerio de Industria a través de su web, existen diversas formas de garantizar la autenticidad e integridad de las facturas electrónicas: firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos de EDI, controles de gestión…

Es más sostenible

Teniendo en cuenta las millones de toneladas en papel que cada año se emplean a lo largo y ancho de todo el planeta para enviar facturas, sin duda la factura electrónica es una alternativa mucho más ecológica.

Según datos del Servicio de Administración Tributaria (SAT) mexicana, aproximadamente 60 árboles son talados por cada millón de facturas tradicionales que se imprimen. Teniendo en cuenta que este año  se emitirán en el mundo 42.000 millones de facturas electrónicas (previsiones del informe Billentis Report), se pueden salvar más de dos mil quinientos millones de árboles que, a cambio, generarán otros beneficios como neutralizar las emisiones de gases contaminantes generados por los vehículos de las ciudades.

Pero, además de reducir el consumo de papel, también se evitan otros factores contaminantes como los residuos que generan los consumibles de las impresoras, o las emisiones de CO2  causadas por los servicios de mensajería encargados de trasladar miles de facturas de un lugar a otro.

La factura electrónica es una tendencia al alza en las empresas

Como ya hemos comentado, una factura electrónica cumple exactamente la misma función que una factura en papel. Sin embargo, frente a esta, presenta varias ventajas administrativas ya que los procesos de emisión, tramitación y almacenamiento son más ágiles y económicos.

Para las compañías esto supone un gran beneficio ya que permiten reducir los costes relacionados con la gestión de documentos entre un 50% y 80%. Se calcula que, si las empresas europeas lograran automatizar los procesos de facturación de manera satisfactoria, podrían llegar a ahorrar una media de 40.000 millones de euros anuales.

Es obligatoria en las Administraciones Públicas

Desde el pasado 15 de enero de 2015, en España es obligatorio emitir facturas electrónicas en aquellas relaciones comerciales con la Administración Pública.  Así se ha establecido en virtud de la  Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y de creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Pero, ¿por qué las administraciones no solo españolas, sino también europeas, han decidido adoptar el modelo de facturación electrónica? Las razones son múltiples: a través de la implantación de la factura electrónica se fomenta la agilidad de tramitación, se reducen costes y, en consecuencia, se generan grandes beneficios económicos para los ciudadanos.

Un buen ejemplo de ello es Dinamarca, país que fue pionero al eliminar en 2005 las facturas en papel, lo que se ha traducido en un ahorro de 150 millones de euros al año para los contribuyentes.

Mejora el servicio al cliente

Además de sus beneficios administrativos y medioambientales, la factura electrónica ofrece la ventaja de que es más precisa. Dado que su gestión se puede automatizar totalmente, se gana en agilidad, ya que se pueden programar envíos masivos, al tiempo que se reducen los posibles errores a la hora de enviarlas.

De ese modo se mejora la percepción del cliente, quien recibe puntualmente las facturas, y, además, puede archivarlas cómodamente en su equipo informático, espacio virtual o área de cliente.

Así, se puede acceder a la información de manera más sencilla y, dependiendo del sistema que utilice cada persona, desde cualquier equipo informático con conexión a Internet, lo que reduce altamente las posibilidades de extravío y aumenta las de recuperar fácilmente la información, incluso aunque se trate de facturas emitidas varios meses atrás.

Todavía queda mucho por hacer

A pesar de las ventajas de la factura electrónica detalladas hasta ahora, lo cierto es que queda mucho trabajo por hacer para superar las reticencias de algunas personas y pequeñas empresas que, bien por desconocimiento de las nuevas tecnologías o por desconfianza y desinformación, todavía se resisten a adoptar el modelo de factura electrónica.

Para las pequeñas y medianas empresas (pymes) supone además un cambio en la manera en la que hasta ahora venían realizando su facturación, lo que puede resultar un obstáculo, especialmente si el cambio de modelo les supone tener que realizar una inversión económica. Teniendo en cuenta que las pymes representan el segmento más importante de la economía española, su transición hacia la facturación electrónica es fundamental para lograr que este modelo triunfe.

Pasos, desde luego, se están dando para facilitar que la transición sea lo más sencilla posible y, aunque queda todavía un camino por recorrer, los datos invitan a ser optimistas. Según un estudio, en 2014 la factura electrónica aumentó un 16,6% en España, especialmente en Madrid y Cataluña.

Remica apuesta por la factura electrónica

Como empresa de servicios energéticos, dedicada a la eficiencia y la sostenibilidad, en Remica consideramos que es importante incentivar la facturación electrónica con un doble objetivo: por un lado, reducir significativamente el uso de papel y, por otro, mejorar el servicio que brindamos a nuestros clientes.

Las personas, empresas y administraciones públicas debemos adquirir un firme compromiso para tratar de reducir el impacto medioambiental que genera el consumo masivo de papel. Las cifras hablan por sí mismas: casi trece millones de árboles podrían salvarse en Europa si las facturas se enviasen por medios electrónicos. Además, se ahorraría el combustible equivalente al que utilizan 381.000 hogares durante un año, y se ahorraría más de 1,8 millones de metros cúbicos de espacio en vertederos.

Conociendo lo difícil que muchas veces es para las personas cambiar hábitos arraigados como puede ser recibir la factura en papel, además de apelar a la ‘conciencia ambiental’ de nuestros clientes hemos lanzado varias convocatorias  del sorteo “un año de calefacción gratis” entre aquellos clientes que nos soliciten el cambio a la factura electrónica.

Una vez que prueban la facturación electrónica, los usuarios se muestran muy contentos de haber optado por este método. Así nos lo manifestaba Odelix  Peinado, quien reside en una comunidad que disfruta del servicio GICA de calefacción de Remica. En este tipo de instalación, pese a contar con calefacción y agua caliente sanitaria centralizada, cada vecino posee contadores individuales en sus viviendas y, en consecuencia, recibe facturas personalizadas.

Odelix optó casi desde el primer momento por solicitar la factura electrónica y se muestra encantada con el resultado. “Las facturas me llegan directamente al correo electrónico, por lo que no se extravían ni se me pueden traspapelar con otras; las tengo ubicadas rápidamente”, explica. En su opinión, la factura electrónica es más práctica que aquellas que se reciben por correo ya que “te expones a que  no te lleguen, se pierdan, o las tires sin darte cuenta”.